オンラインイベント企画立案や演出の注意点・双方向演出のリスク

オンラインイベントを実施する際、インタラクティブや双方向、一体感といったキーワードを企画立案の段階でよく耳にします。一方通行ではないオンラインイベントの性質上、プラットフォームの仕組みや配信の方法、拠点との接続時のリスクを知っておかないと、大切なオンラインイベントの本番で不手際を露呈させることになります。又、音楽や音声ボリュームの自動調整を止める事の出来ないプラットフォームは、迫力ある動画演出やエンターテイメント系の演出をしたいオンラインイベントには向きません。オンラインイベントへの理解不足から陥った事例から学びを得たいと思います。

オンラインイベントを実施する場合、何らかの配信プラットフォームを選択する事が必要になります。また、出欠確認やリアルタイムの投票などを行う場合には、企画立案の段階で別途アプリケーションの利用も検討しなければなりません。多拠点をインタラクティブに中継する場合の注意ポイントやその対処法など、オンラインイベントで陥り易いトラブルの事例をご説明します。

オンラインイベントは配信さえすれば完了する訳ではありません。

本来の目的に向けて参加者ひとりひとりに主催者様の思いを確実に届ける事が大切です。

参加者側のネット環境のリスク

参加者側のインターネット環境が、必要な条件を満たしていないケースがあります。一体感を演出するはずのオンラインイベントに、一部の参加者が接続できない事は絶対に避けなければなりません。参加者には事前に、視聴や双方向演出の際の送受信に必要な「ネット環境の速度」を計測する方法などを案内すると良いでしょう。規定の環境に達しない場合は、デバイスの貸し出しをオプションでサポートする事例や、視聴拠点を変えての参加を案内する事例があります。企画立案の段階から万全のサポート体制を構築しておくことが双方向演出を成功させる秘訣です。

双方向演出のリスク

インタラクティブな一体感を演出するのはオンラインイベントの大切な企画立案のポイントです。ただし、双方向性を重視し、会議システムで全員が参加した際に、マイクのミュートを切り忘れたり、オンオフを繰り返されたりする事で、本来の発信者の声がさえぎられたり、人数が多ければ多いほどノイズがのるトラブルが起きるリスクが増えます。失敗を避ける為には、リアルイベントで言うところの登壇者にあたる出演者だけを会議システムやテレビ電話で合成し、一般の参加者は視聴を専用で見る方式のプラットフォームを使用するのが重要なポイントです。ちょうど視聴者参加型のバラエティ番組をイメージすると解りやすいかもしれません。参加者数が100名を超えると全員の顔を表示したり、全員が意見を言える運営は現実的に成立しないため、参加者を視聴専用にした上で、チャット機能での意見発信や、投票などが行えるプラットフォームを利用して双方向性を演出するのが成功の鍵です。

多拠点中継のリスク

各地との多拠点中継を行う場合、注意をしておかなければならないポイントがあります。回線の不都合で配信にトラブルが発生するリスクに備えて、出演者との接続にはバックアップの回線が必須です。インターネットを通じたプラットフォームの回線を2種類、最悪の場合に備えた電話回線を1回線、同時に接続しながら本番を行う事で、中継におけるリスクは大幅に低減します。音声の回線は1拠点につき3本のチャンネルが必要という事になります。重要な出演者の音声や映像が途切れ途切れになると、イベントとしての品質が大幅に下がり、一体感を得る事が出来なくなります。多拠点とのインタラクティブな一体感を演出する場合には万全のバックアップで臨んでください。

海外との中継を行う場合のリスク

グローバルなオンラインイベントを行う場合、インターネット回線の技術的なリスク回避は勿論ですが、同時通訳の音声ラインの設計を正しく行う必要があります。講演が終わり、質疑応答の際の通訳音声を出演者同士にどのように届けるのかや、多言語チャンネルに対応した配信プラットフォームを確実に操作する必要があります。海外の技術会社と日本の技術会社での操作方法の差異を確実に埋めておく事も大切です。グリーンバックの映像を海外から送信してもらう場合なども緑色の質感が各々の国で大きく差があり、合成には正確な調整が必要になります。

オンラインイベントの実施実績の高い代理店に全てを一括で依頼するのであれば、細かいリスク回避や技術的対処を主催者が行う必要はありません。情報として認知していれば十分な内容です。

株式会社ディーフレックスでは、リスク回避も含め技術的サポートから参加者への丁寧なフォローまで、オンラインイベントを成功させるお手伝いを包括的に承ります。

経験と事例が豊富な株式会社ディーフレックスに是非ご相談ください。

オンラインイベントでは参加者のITリテラシーの差による操作の問題や、個々のデバイスに差があり、参加者が接続できないといった事例が見受けられます。

株式会社ディーフレックスでは参加人数に応じてオプションにて電話対応のコールセンターをサポートしています。

コールセンターに問い合わせの多いトラブルケースについてご紹介します。

操作に不慣れ

毎日のようにオンライン会議を経験している参加者と、日ごろはインターネットを検索や買い物にしか使っていない参加者では、自ずと操作に慣れるまでに差があります。買い物サイトに登録をするような簡便さで、出来るだけ簡単に接続が出来るオンラインイベントのプラットフォームを選択される事をお勧めします。インタラクティブな演出での一体感の創出には全員参加が必須です。株式会社ディーフレックスでは参加人数に応じてオプションにて電話対応のコールセンターをサポートしております。参加者のリテラシーに差があるとご認識されている場合は、是非一度ご相談ください。

デバイスの規制

会社支給のパソコンの場合、事前に接続可能先の指定をしないとプラットフォームに接続できない事例があります。早めに制限を解除するか、別のデバイスをご用意いただく事などで解決します。株式会社ディーフレックスでは、オンラインイベント開始の1週間前からサイトがプレオープンしますので、ログインのチェックや、音声画像の事前接続確認が出来ます。開始直前直後に多くのログイン不能な参加者を出さない為のサポートが可能です。

パスワードの紛失やログインが出来ないケース

最も多いコールセンターへの問い合わせは、IDやパスワードなどのご招待メールの紛失です。コールセンターが即座に再発行する事で、参加者の不満にならないようにサポートします。ゼロ（0）とオー（O）、アイ（I）とイチ（1）などの打ち間違えでログインが出来ない事例もあります。その場合、新たなIDとパスワードを発行する事で素早い解決が可能です。

他にもWi-Fi環境以外で視聴する場合のデータ通信量のご質問や、ご招待メールの文字化けなど、質問の内容は多岐に渡ります。開始前に丁寧なサポートを行う事で、招待者の満足度は確実に上がります。株式会社ディーフレックスでは5000名参加のオンラインイベントにおいてデバイス交換をしなければ視聴できなかったケースは1名様だけの結果になりました。

1週間のプレオープンが大きな成果を生むことになりました。

株式会社ディーフレックスでは、オンラインイベントの企画立案をされる上で、よりインタラクティブな双方向感のある演出や、一体感のある楽しい演出のご提案は勿論、ご招待される参加者おひとりおひとりを大切にする運営サポートを充実させています。参加人数や開催期間などご予算に合わせて、万全の態勢で大切なオンラインイベントを成功に導きます。

経験と実績の豊富な株式会社ディーフレックスに是非お気軽にご相談ください。