事前準備をする上でのポイント

事前準備をする上でのポイント

イベントやコンベンションを成功させる最も重要なポイントが事前準備です。事前準備を、的確に、遅延なく、漏れなく進めないと、本番は成功しません。確認事項はリストを作ると思いますが、このリストが正確に作られていないと本番でトラブルを起こす事になります。リストを曖昧に作ってしまうと、リストが存在する事で安心してしまい、必要事項を漏らしてしまうわけです。必要項目、必要数、締め切り期日、誰が何をどこまで手配するのか、どういう手順や順番で、終了後にリストに書かれた項目はどう処理するのか、持ち帰りなのか廃棄なのかなど、主催のご担当として最も気を遣うのが、準備に入る前の必要事項の整理です。慣れのないメンバーや経験の少ない外部専門会社だけで新しいイベントを作ると、どのポストにも該当しない隙間に落ちた作業や物品が欠落してイベントの成功を阻害します。

何回も繰り返し継続しているイベントなら、ＰＤＣＡを回し、過去の情報をブラッシュアップして、失敗を防ぐ事が可能かも知れません。ただし、繰り返しではないイベントを創り上げる際には、イベントコンベンションの専門会社に作業手順やリストを作らせ、確認を求められる事をお薦め致します。

最初にリストを作る上での注意事項としては、最初から固有名詞や人物名、数量などを間違いなく書き入れる事です。「ドラフトなので」と曖昧に一覧を作ると、本番まで間違えた固有名詞やスペルが使われていたり、間違った数量がそのまま残っていたりという事が起きます。