制作スケジュールの作成がイベント成功のカギを握る

制作スケジュールの作成がイベント成功のカギを握る

事前準備としては、制作スケジュールの作成も重要です。準備を必要とする物には、段取りと順番が必要な物がありますので、計画的に滞りなく本番に間に合わせる必要があります。

すぐに進めなければならない物、ギリギリまで進める事の出来ない物、他の準備物と関連付けてスケジュールを考えなければならない物など、複合的に判断をする必要があります。

搬送期間や入稿期限、印刷物や造作物の製作期間など、それぞれの必要時間の予想も、制作スケジュールを作るうえでは重要です。

国内で製作されるものと国外で製作されるものでは、スケジュールの遅延リスクが違います。

例えば、表彰式用のトロフィーを相当数作るとします。イベントテーマに合わせた形状にデザインされたトロフィーは海外製品で、日本に配送をさせてから開封をしてレーザーでお名前を入れるとします。完成した物は専用で別で作らせた箱に入れ、最終的に物流会社から各支店に配送をするとします。

決定が少し遅れてトロフィーを製作している国の文化的な長期休暇が挟まればスケジュールが大幅に遅れる可能性があります。日本に入ってきてから名入れをしたくても、表彰者の決定が遅れて、名入れ業界の最繁忙期に入ると、スケジュールの遅延が起こります。梱包会社や物流会社にも、通年のスケジュールでは対応が出来ない時期はそれぞれの業界に存在します。漏れの無い、無理の無い、遅延リスクも熟考されたスケジュールの作成とその管理が事前準備の完成度を大きく左右する事になります。