ハイブリッドイベント運営業者からみた企画目的による差別化

日常的に行われる会合と、年に一度の特別な企画では、演出・運営の方法が大きく違う様に、オンラインイベントもその目的に合わせて、配信のプラットフォームや企画運営業者を選ぶ必要があります。リアルイベントと同じ様に、オンラインイベントでもハイブリッドイベントでも、目的に合致した専門的なサポート事例が豊富な企画業者や運営業者の選択が大切です。目的に合わせて的確に専門業者を選択する事で、費用面でも大きな違いが生まれます。その違いについて事例を交えてご紹介します。

年に一度の特別なイベントや周年記念のイベントには非日常な特別感のある演出が求められます。

◇特別感の演出はオンラインイベントの入り口である招待状メールの内容やデザインから始まり、指定されたサイトページを開いた瞬間に、企業のブランドアイデンティティやおもてなしの姿勢を伝える事が重要です。特別感の伝わるオリジナルサイトや、主催者の挨拶を表示する事で、参加者に特別な時間を感じてもらう事が出来ます。

◇リアルな記念式典で、招待をしたゲストを入り口で追い返すなどは、あってはならない、もってのほかのトラブルです。オンラインイベントならそれも致し方ないのでしょうか？ご招待をした以上、全てのゲストに必ず参加を頂かなければならないはずです。参加者の人数が増えれば増えるほど、参加者のITリテラシーのレベルは様々になります。大切なイベントであればあるほど、全てのゲストが事前に接続を確認できるように、事前の丁寧な接続案内や視聴環境の注意アナウンスを行えるプレオープン期間の長いプラットフォームを利用する事が必要です。また、当日のコールセンターでの電話対応を兼ね備えたサービスで、より丁寧で万全な運営が望めます。

株式会社ディーフレックスは東京に拠点を置く、オンラインイベントの企画運営や、長期間のプレオープン、コールセンターによるサポートが可能な専門業者です。

ハイブリッドイベントとは、「オンラインイベント」と「リアルイベント」の良いところを共有させた、一部参加者を実際の式典会場に招待するイベントのスタイルです。

◇全ての参加者に対して、特別なイベントへの非日常感や特別感の演出が求められる点は同じですが、VIPのゲストだけを実際の会場に招待する事は、特別なお客様である事を伝えるメッセージとなります。また、上位入賞者に対して高揚感を強く与える事も出来ます。VIPにおもてなしの姿勢を示し、上位入賞者への特別な褒賞の企画演出として用いる事例が多く見られます。

◇特別な日のハイブリッドイベントに求められるのは、オンラインイベントだけでは果たす事の出来なかった、参加者の疑似体験をリアルに伝えるところにあります。会場に招待をされた参加者に対する特別な演出を、オンライン配信を通じて全ての参加者が疑似体験することで「次は是非、会場に呼ばれる側になりたい」という目標意識の醸成に繋げる事も出来ます。招待された参加者同士でのコミュニケーションもリアルに行う事が出来るのも優位点のひとつです。

◇オンライン配信の接続に不安がある外す事の出来ない大切なゲストに対して、リアル会場に招待をする事で、オンラインイベントへの門前払いを防ぐ事も出来ます。イベントの目的や参加者の属性に合わせて、オンライン参加、リアル招待の比率を調整し、目的が叶うハイブリッドイベントを企画する事が大切です。

企画の方向性を決める際に、ハイブリッドイベントに必要な会場や付帯設備などの費用面での事例も豊富な企画運営業者にご相談ください。

COVID-19の鎮静後にも、本来の目的を十分に果たすコミュニケーションの強力な手法として、ハイブリッドイベントに大きな期待が寄せられています。ハイブリッドイベントはオンラインのメリットと、リアルのメリットを、費用の低減を図りながら両立させ、ビジネスへの大きな効果200名参集のリアルイベントを2000名の参加者で共有するような、費用を抑えた上で最大限の効果を発揮する、企業イベントには欠かせない施策方法の選択肢になる事が想定されます。

◇ハイブリッドイベント成功への近道は、リアルイベントでのサポート事例と、オンラインイベントでのサポート事例の双方を併せ持つ企画運営業者を選択する事です。経験が豊富な企画運営業者を選ぶことで、ハイブリッドイベント主催者の負担を減らし、様々なリスクへの対策を講じる事が出来ます。また、費用活用の面からも、オンラインとリアルの双方から抜け落ちる隙間に存在するリスクファクターに対応出来ます。

株式会社ディーフレックスは東京に拠点を置く、リアルイベント、オンラインイベント、ハイブリッドイベント全てのイベントにおいてフルサポートを行う企画運営業者です。特別な日のハイブリッドイベントをご検討でしたら是非お気軽にご相談ください。