ハイブリッドイベントの運営事例も豊富！オンライン株主総会の開催方法 見積り依頼はお気軽に

経済産業省に確認を得る

バーチャルオンリー株主総会を実施する際は、その旨を経済産業省と法務省に相談して、確認を受けなくてはいけません。

手続きは以下の手順で行われます。

1. 経済産業省と法務省に事前相談を行う。そして申請書と書類を提出する。
2. 郵送及びメールで正式に申請をする。
3. 経済産業省と法務省が書類審査を行う。
4. 確認が取れ次第、「確認書」が交付される。

確認書が交付されたら、バーチャルオンリー株主総会を開催しても問題ないということになります。この手続きは1ヶ月程度かかるため、早めに申請を行うようにしてください。

バーチャルオンリー株主総会の環境を準備する

バーチャルオンリー株主総会を行うために必要な機材や配信ツールを準備します。

カメラ、マイク、パソコンなどはもちろん必要ですが、本人確認ができる認証システムや、質問や動機、議決権行使が可能な環境が整った配信ツールを採用するようにしましょう。

また、事前にしっかりとリハーサルを行っておくことも大切です。

使い方に慣れていないと当日トラブルが起こる可能性もあります。また、バーチャルオンリー株主総会では会社の機密事項に関わる話もあります。そのため、セキュリティソフトは改めて見直しておきましょう。

招集通知を出す

取締役から招集通知を出します。これでバーチャルオンリー株主総会が開催可能となります。

バーチャルオンリー株主総会は法改正によって正式に認められました。しかし、開催するためには手続きを行わなくてはいけません。まだ確認書が交付されていない場合は、早めに手続きを進めるようにしてください。

企業と株主の両方が環境を整える必要がある

まずは、オンライン株主総会を実施するためには環境の整備が必要不可欠です。

企業は社員に環境の整備を任せることができます。しかし、株主に関しては自分で環境を整えないといけない場合があります。

デジタル機器にあまり詳しくない高齢者だと、そもそも環境の構築ができないかもしれません。

オンライン株主総会になった途端に、株主総会に参加するのが難しくなる可能性があるのです。そのため、株主の状況によって本当にオンライン株主総会を開催するのかをよく考える必要があります。

ハイブリッド型株主総会にすれば、対面式で参加することも可能なので、こういった環境の構築ができない株主にも対応できます。

セキュリティ面のリスク

セキュリティ面でのリスクは絶対にあります。セキュリティソフトを入れて対策をしたとしても、リスクをゼロにすることはできません。

セキュリティに対する意識が薄いと、サイバー攻撃によって情報漏洩してしまうこともあります。こういったトラブルが発生したときに、どのように対処すればいいのかも明確にしておかなくてはいけません。

また、なるべくリスクが少なくなるようなセキュリティシステムを採用してください。

なりすましが起こる

直接顔を合わせるわけではないので、なりすましが起こる可能性があります。もちろん、本人確認をツール上で行うことは可能です。しかし、本人確認を行ったとしてもなりすましのリスクをゼロにはできません。

先ほどのセキュリティ面のリスクと同様に、起こった場合の対応を考えておくことが大切です。また、氏名だけを確認するのではなく、株主番号とダブルチェックをするなどの対応も心がけてください。