大規模イベントのオンライン配信は事例が豊富な代理店へ

プラットフォームやオンラインツールの契約だけではオンラインイベントを開催する事はできません。技術的なサポートだけでなく、企画立案から演出の提案、本番運営、また終了後のアーカイブまで、オンライン配信を包括的にサポートする事の出来る代理店の選択が、成果を大きく左右します。プラットフォームの同時接続可能数はツール毎に異なります。大規模イベントのオンライン配信には、公表されている理論上の参加可能者数だけで無く、大規模な実施事例の豊富なプラットフォームを選択する必要があります。大規模イベントこそ、信頼ある代理店と確実なプラットフォームの両軸が重要になります。

大規模イベントにオンライン配信を利用したい場合、どのようなプラットフォームや配信ツールを選ぶことが重要なのでしょうか。

◇ オンライン配信のイベントツールの中には、機能やデザイン性、使い易さを売りにしているプラットフォームが数多くあります。ただし、プラットフォームだけでは、イベントをゼロから組み立て、演出やデザイン、当日の運営といった制作業務は出来ません。

また、既存の会議システムでオンライン配信を扱う代理店は、オリジナルでプラットフォームを作るサポートは行っていません。オリジナルの仮想空間のCGデザインに対応していない代理店もあります。

◇ 大規模イベントだからこそ、また重要なイベントだからこそ、オンライン配信の実務業務をどこに任せるのかが重要になってきます。

オリジナルのプラットフォームに必要機能の追加が出来た上で、オンライン配信の企画立案、演出や運営、台本制作、出演者の手配など、総合的にオンラインイベントを丁寧に支える、開催事例の豊富な代理店に依頼する事が大切です。

イベントの内容にふさわしい機能が備え付けられるかどうかも、代理店に確認しておきましょう。

◇ 例えば、企業のキックオフミーティングや株主総会、表彰式やライブイベントなどでは、それぞれに必要とされる機能が異なります。

双方向でのコミュニケーションができるチャットや、質疑応答の機能があるのか、レスポンス良く投票決議が行えるかどうか、音質や画質のこだわりなど、事前に代理店に問い合わせをしておきましょう。

大規模イベントの前提として、参加者数が多い事があげられます。リアルイベントからオンライン配信に切り替える事で、大規模イベントであればあるほど、得られるメリットが多くあります。感染症などのリスクが無くなったとしても、オンライン配信を継続したいという依頼も増えています。具体的なメリットを検証します。

作業量の低減

オンライン配信は集客をしないので、来場者へのロジックを構築する必要がありません。会場までの誘導サインや受付のサイン、化粧室や喫煙場所のサイン、席レイアウトの掲示や昼食場所の案内など印刷物が一切必要ありません。他にも当日のプログラムや出演者紹介資料の製作なども不要です。着席誘導人員や受付人員、クローク人員、対応マニュアル、トレーニングも不要になります。入場に要する時間や休憩時間の設定も短時間で行えるので、遅延リスクが低減した事例が多数あります。

費用の削減

物理的に集まる事に対する交通費や宿泊費用が必要なくなる為、参加人数が多ければ多いほど大きなコスト削減に繋がります。大規模イベントをコロナ後にもオンライン配信で継続する事を希望される理由の中で一番多いのがこのコスト削減です。大幅な費用の削減によって、キックオフミーティングなどを代表者参加制では無く、社員全員参加に切り替える事ができた企業もあります。

開催時期の調整

移動時間が不要な事で、多忙なスケジュールで働く全社員のスケジュール調整がし易くなりました。大規模イベントの場合、出演する経営陣や役員の数も多くなる為、開催時期や時間の調整が難しいケースがありました。オンライン配信の活用によって現場や海外拠点など業務の時間軸の異なるセクションも都合が合わせやすくなりました。

データ分析の手間低減

多くの参加者を集めて、事後アンケートの用紙を回収すると、回収手間や打ち込み手間、また大きなデータの分析に時間が掛かり、情報集約にタイムロスが発生していました。オンライン配信のツールを使用する事で、この手間が大きく低減します。株主総会などでは、リアルタイムでの正確な決議や投票が可能になった事例もあります。

出欠確認

リアルイベントでの大規模イベントでは、受付データの集約や参加者の出欠確認を行う事にも物理的な多くの作業が必要でした。オンライン配信ツールの利用により、参加者の出欠確認が分単位でリポートされ、業務上のイベントとしての勤怠管理も容易になりました。

大規模イベントにおいてアナログ作業を減らす事の出来ないオンライン配信プラットフォームを選んでしまう事は、タスク管理の面でもコスト管理の面でもお勧めしません。参加人数が多ければ多いほど、物理的な作業には多くの労力が必要になります。それらをカバーできるオンライン配信ツールやプラットフォームを提供できる代理店に依頼をする事が重要です。

オンライン配信プラットフォームを利用したイベントは日常的に開催されています。その中でも参加者数の多い大規模イベントをご計画の際には、経験と事例が豊富な株式会社ディーフレックスに是非ご相談ください。

様々な目的に合わせたツールの活用で、物理的な手間を軽減し、円滑な運営をお手伝い致します。自社開発のプラットフォームは、イベント運営に特化した使い易い機能を搭載しています。オリジナルのCG仮想空間や、会の進行を確認できるアジェンダの表示機能など、他に類を見ないオンラインイベント専用のプラットフォームです。

30年以上のイベントプロデュース実績・事例をもとに、ハイクオリティな特別感のあるオンライン配信イベントを企画立案から演出、配信までトータルにサポート致します。