【ハイブリッドイベント運営】オンライン株主総会の企画サービスも新たなステージへ

ハイブリッドイベントは企画運営会社に相談！オンライン株主総会はガイドラインを遵守！

ハイブリッドイベントの運営は株式会社ディーフレックスにお任せください。ハイブリッドイベントはオンラインとオフラインの両方で参加者を集めることができるので非常に魅力的です。

現在では株主総会もオンラインで行われる時代になりました。このオンライン株主総会にはガイドラインがあることをご存じでしょうか。実は最近までオンラインのみの株主総会は実施不可能だったのです。

本記事ではオンライン株主総会に関するガイドラインについて解説します。オンライン株主総会を開催する際のポイントや注意点についても解説しているので、ぜひご確認ください。

経済産業省は「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」というガイドラインを2020年の2月に公表しました。

これによって株主はリアル会場だけではなく、オンラインでも株主総会の参加、出席ができるようになったのです。

このガイドラインでは、ハイブリッド型バーチャル株主総会について実施する際の法的な論点、実務的な論点、具体的な取り扱い方法が明らかにされました。

しかし、会社法では「株主総会を招集する場合には、株主総会の『場所』を定めなくてはいけない」と記載されていたため、オンライン実施のみのバーチャルオンリー株主総会を開催することはできなかったのです。

そこで経済産業省は「産業競争力強化法に基づく場所の定めのない株主総会　制度説明資料」を公表しました。これに記載がある内容によって、バーチャルオンリー株主総会が実施可能になったのです。

これがオンライン株主総会のガイドラインです。

今までのルールでは認められなかったやり方なのですが、社会情勢が変化するのに合わせてルールが変わっていき、今ではオンラインのみでの株主総会でも問題なくなったのです。

しかし、ガイドラインでは実施する上での条件も記載されています。その条件を満たさないとオンライン株主総会の開催は認められていないので注意してください。

また、オンライン株主総会は便利な方法ではあるのですが、まだ一般的ではないという一面もあります。そのため、全ての株主に対してオンラインでの参加を強制するのは難しいという考えから、ハイブリッド型で株主総会を実施するケースが現在は多いようです。

一方的にオンライン化を進めるのではなく、株主とも相談しながらお互いが納得できる方法で株主総会を実施することが大切です。

オンライン株主総会を開催する際は、以下のポイントに注意してください。

オンライン株主総会では、通信障害によるトラブルが起こりやすいです。インターネットを利用した配信だと、アクセスが集中することで通信が途切れてしまう可能性もあります。

参加者がストレスを受ける場合もあるので、専用のネットワークを利用したり、通信障害に備えてネットワークを二重化したりといった対応が必要になります。

見えづらい、聞きづらいようでは参加者が離脱してしまうかもしれません。そのため、なるべく高画質で配信を行い、音質も良好に保つ必要があります。

カメラや音響機材を選定する際は、ビジネスユースに適しているかどうかを確認してください。

気をつけていてもトラブルが起こる場合はあります。その際にすぐに対応できるように技術力の高いスタッフに協力をお願いしておきましょう。

トラブルが起こったときにすぐに対応できる体制を整えておかなくてはいけません。

しかし、熟練スタッフがいないという会社もあるでしょう。そういった場合は企画運営会社に相談するのも一つの方法です。

企画運営会社にイベントを任せることで、安心してイベントを進めることができます。

株主総会は非常に重要なイベントなので、あまり失敗したくはありません。万が一のときでも失敗が起こらないように、企画運営会社に作業を依頼することを検討してみてください。

オンライン株主総会は緊張感のある大切なイベントです。様々なことに気を配らなければいけない中、トラブルが起こってしまうと株主の心証が悪くなりかねません。

株主が会社を離れることにも繋がりかねないので、絶対に失敗しないように気をつけなくてはいけません。そのためには、運営を企画運営会社に任せるのがおすすめなのです。

株式会社ディーフレックスではハイブリッドイベントの運営を行っており、事前の企画・演出・運営・配信までトータルにサポートいたします。

オンライン株主総会の実績もありますので、お気軽にご相談ください。