ハイブリッドイベントの運営会社をお探しなら！ハイブリッドのメリットや注意点を整理！

ハイブリッドイベントを運営するなら株式会社ディーフレックスにご相談ください。

オンラインイベントが注目を集めている中で、オンラインとリアルを合わせたイベント形態が注目されています。そこにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

本記事では、ハイブリッドイベントのメリットとデメリット、注意点について解説します。また、開催するために重要なポイントについても解説しているので、ぜひご確認ください。

ハイブリッドイベントのメリットは、オンラインとリアルそれぞれの特徴を備えていることです。

オンラインは利便性が高く、リアルは臨場感があります。これら2つを同時に実現するのは難しいといわれていました。

ハイブリッドイベントによって、これらを両立することができるようになったのです。

しかし、メリットだけではありません。

運営側の手間はオンラインイベント、リアルイベントと比べて多くなってしまいます。なぜなら、オンラインでの参加者に対応するために配信機材を整えたり通信環境を確保したりしなくてはいけませんし、リアルでの参加者に対応するために現場のスタッフも用意しなくてはいけません。

このように、対応しなくてはいけない業務の幅が広くなってしまうのです。業務が複雑になることで、トラブルが生まれる可能性もゼロではありません。

また、オンラインとリアルそれぞれのトラブルが起こります。そのため、まずは配信環境をしっかりと確認してください。

リハーサルでは問題なく声が届いているかをチェックしましょう。また、リスクヘッジの一環として当日は配信を録画するのも効果的です。

オンラインイベントと同様の配信体制を整えようとすると、あまりにも業務が複雑になってしまいます。そのため、オンライン登壇者の映像を生配信ではなく録画にするなど一部を録画で対応することで、業務の煩雑さを少なくすることが可能です。

また、リアルイベント特有の問題として感染症が挙げられます。

オンラインで参加する方もいるので、それほど多くの人が集まるというわけではありません。しかし、スタッフも含めるとある程度の人数が同じ空間に集まることになります。

リアルでの参加者での定員を考えたり、収容できる上限人数をチェックしたりといったことも忘れてはいけません。

オンラインイベントとリアルイベントにはそれぞれ強みがあります。ハイブリッドイベントはその両方の強みを活かせます。しかし、その中でも特に重視する項目があるはずです。

例えば、参加者が原則としてオンラインで参加してもらい、登壇者のみ会場に足を運んでもらうというケースです。

この場合は、リアルでの強みも活かしてはいますが、基本的にオンラインでの強みを全面に押し出したものとなります。

逆に基本的にリアルでの参加をメインにしつつも、参加者の地域や時間帯によって参加できないという方のために、一部分をオンラインで配信するという方法もあります。

これはリアルでの強みを全面に押し出したものです。

オンラインとリアルそれぞれの強みを100％活かすことができれば理想なのですが、現実的にそれは難しいです。そのため、どちらを重視するのかは優先順位をつけなくてはいけません。その際に、どういった考えで何を重視してイベントを開催するのかを考えることが大切になるのです。

先ほども説明したように、ハイブリッドイベントは業務が煩雑になりやすいです。その原因はオンラインイベントとリアルイベントの強みを全て活かそうとしているからかもしれません。そうではなく、一部分だけを活かすようなイベントの内容にしてください。そうすることでスタッフたちの負担を大きく減らすことができます。

業務が煩雑だとミスも起こりやすいので、あまり望ましくはありません。

イベントの特徴や目的、重点をおきたいポイントなどを整理した上で、オンラインとリアルの比率や分担を考えるようにしてください。これがハイブリッドイベントを開催する際に大切なポイントです。

ハイブリッドイベントはオンラインイベントやリアルイベントと比べて、行わなくてはいけない業務の量が多いです。

オンラインとリアルの割合を考えたとしても多くなってしまうので、企画会社に相談するという方法もおすすめです。スタッフに過度な負担がかからないようにしてください。

株式会社ディーフレックスでは、ハイブリッドイベントの運営を行っています。企画予定の方は、ぜひ株式会社ディーフレックスにご相談ください。